個人情報の取り扱い

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個人情報保護方針(PDF)

個人情報の取り扱い

当社では個人情報を以下の目的の範囲内で利用します。
下記の利用範囲を超えて個人情報を利用する場合は、その旨を連絡し同意いただいた上で利用します。  業務の一部を委託先に対し個人情報を預託する場合があります。
この場合は当社が定めた基準を満たす委託先を選定し、個人情報の取り扱いに関する契約の締結や適切な監督を行います。

1.個人情報取り扱い事業者の名称と個人情報保護管理者

事業者名:エクナ株式会社

 

連絡先
〒020-0021 岩手県盛岡市中央通1丁目6番30号
エクナ株式会社
電話番号:019-652-3000  FAX:019-625-3135
個人情報保護管理者:常務取締役 菊池 暁

2.個人情報の取り扱い

(1)当社は、委託主から個人情報を預かる個人情報取扱事業者として、
委託された個人情報の利用目的に限定し、適切に取扱います。

(2)当社は、委託主から委託された個人情報を第三者に提供することを原則禁止します。
但し、委託主の承認があれば提供できるものとします。

(3)当社は、委託主から委託された個人情報を第三者に提供する場合は、契約による義務付けの方法等により、第三者からの漏えい・再提供の防止など継続的な是正を図ります。

(4)当社で取得した個人情報の第三者提供は、禁止します。 

 3.個人情報の利用目的

当社では個人情報を以下の目的の範囲内で利用します。
下記の利用範囲を超えて個人情報を利用する場合は、その旨を連絡し同意いただいた上で利用します。

取扱部門 業務名 利用目的 取得方法 開示対象
営業部門 顧客管理 取引における契約・申し込み等の履行のため(業務上の連絡のため) 直接 開示する
営業部門 顧客管理 製品、サービス等に関する情報提供、販売、アフターサポートのため 直接 開示する
営業部門 顧客管理 セミナー、展示会、イベントのご案内のため 直接 開示する
営業部門 顧客管理 顧客満足度調査等のアンケートの依頼のため 直接 開示する
営業部門 顧客管理 年賀状、挨拶状等の送付のため 直接 開示する
営業部門 顧客管理 各種お問い合わせ対応のため 直接 開示する
サポート部門 エクナネット
会員管理
インターネットサービスプロバイダ業務、レンタルサーバ業務のため 直接 開示する
サポート部門 サポート業務 情報システムの保守、問い合わせのため 直接 開示する
サービス サービス 情報機器のメンテナンス業務の遂行のため 直接 開示する
総務部門 従業員管理 従業者(退職者を含む)の人事労務管理、福利厚生業務、その他業務上の確認、連絡のため 直接 開示する
総務部門 採用応募業務 採用応募者(インターンシップを含む)への情報発信および採用活動に関連する業務の遂行と
弊社における採用業務管理のため
直接 開示する
公共支援部門 受託業務 受託された情報処理サービス業務の遂行(帳票印刷、製本、封入封緘等のサービス)のため 間接 開示しない
開発部門 受託業務 受託されたシステム開発で使用するテストデータ及びマスタデータ 間接 開示しない

 業務の一部を委託先に対し個人情報を預託する場合があります。
この場合は当社が定めた基準を満たす委託先を選定し、個人情報の取り扱いに関する契約の締結や適切な監督を行います。

4.個人情報の開示等の請求

上記項目3の利用目的により、直接書面によって取得した個人情報に関して下記の事項について対応させていただきます。

・利用目的の通知の請求

・開示の請求

・内容の訂正、追加または削除の請求

・利用の停止、削除及び第三者への提供の停止の請求

(1)開示等のご請求の申し出先

エクナ株式会社

〒020-0021 岩手県盛岡市中央通1丁目6番30号
電話番号:019-652-3000 FAX:019-625-3135
総務部長:多田直史

(2)開示等のご請求に際しての

手続き方法

1.ご本人様からのご請求の場合

必要書類:開示請求書(ダウンロード)

・ご本人様確認の為の書類

・運転免許証

・健康保険被保険者証

・住民基本台帳カード

・外国人登録証明書
(※いずれも有効期限内に限ります)

上記のいずれかの書類のコピーを同封ください。

開示請求書をダウンロードし、必要事項をご記入の上で、ご本人様確認の為の書類を同封し、

上記申し出先までご郵送ください。法令や国が定める指針等で本人を確認する手順がある場合は、その手順に従います。

 

2.代理人様によるご請求の場合

必要書類:開示請求書(ダウンロード)、委任状(ダウンロード)

・ご本人様(または代理人様)確認の為の書類

・運転免許証

・健康保険被保険者証

・住民基本台帳カード

・外国人登録証明書
(※いずれも有効期限内に限ります)

上記のいずれかの書類のコピーを同封ください。

 

※代理人様からのご請求の場合は、ご本人様と代理人様両者の確認書類が必要になります。
開示請求書と委任状をダウンロードし、必要事項をご記入の上、ご本人様確認の為の書類(ご本人様・代理人様)を同封し、上記申し出先までご郵送ください。法令や国が定める指針等で本人を確認する手順がある場合は、その手順に従います。

(3)開示等のご請求による手数料

個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、手数料は徴収いたしません。
ただし、当社への郵送料はお客様にてご負担ください。

5.特定個人情報の開示等の請求

番号法に定められた業務の範囲内において、直接書面によって取得した個人情報に関して下記の事項について対応させていただきます。

・利用目的の通知の請求

・開示の請求

・内容の訂正、追加または削除の請求

・利用の停止、削除及び第三者への提供の停止の請求

(1)開示等のご請求の申し出先

エクナ株式会社

〒020-0021 岩手県盛岡市中央通1丁目6番30号
電話番号:019-652-3000 FAX:019-625-3135
総務部長:多田直史

(2)開示等のご請求に際しての

手続き方法

1.ご本人様からのご請求の場合

必要書類:特定個人情報の開示請求書(ダウンロード)

ア.窓口に持参して請求
 運転免許証等本人であることが確認できる書類

イ.郵送等での請求
 運転免許証等本人であることが確認できる書類のコピー
 住民票の写し等(30日以内に作成されたもの限ります。なお、コピーは認められません)

法令や国が定める指針等で本人を確認する手順がある場合は、その手順に従います。

 

2.代理人様によるご請求の場合

必要書類:特定個人情報の開示請求書(ダウンロード)、委任状(ダウンロード)

ア.郵送等での請求

 運転免許証等法定代理人又は任意本であることが確認できる書類のコピー
 住民票の写し等(30日以内に作成されたもの限ります。なお、コピーは認められません)

上記に加え、以下の書類が必要となります。

〇「法定代理人」による請求の場合
戸籍謄本等法定代理人の資格を証明する書類(30日以内に作成されたもの限ります。なお、コピーは認められません。)

〇「任意代理人」による請求の場合
任意代理人の資格を証明する委状(30日以内に作成されたもの限ります。なお、コピー は認められません。)
委任者の印鑑登録証明書(30日以内に作成されたもの限ります。なお、コピーは認められません。)

法令や国が定める指針等で本人を確認する手順がある場合は、その手順に従います。

(3)開示等のご請求による手数料

個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、手数料は徴収いたしません。
ただし、当社への郵送料はお客様にてご負担ください。

6.問合せ窓口
(苦情および相談の対応も含みます)
お問い合わせ先

〒020-0021 岩手県盛岡市中央通1丁目6番30号
エクナ株式会社
電話番号:019-652-3000 FAX:019-625-3135
総務部長:多田直史

7.「認定個人情報保護団体」について

当社は、経済産業大臣及び総務大臣が認定する「認定個人情報保護団体」である「一般財団法人 日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)」の対象事業者です。「認定個人情報保護団体」は、第三者機関として関与することで迅速・円滑な苦情の解決を図ることを目的としています。

当社以外でも、同協会において、当社を含む対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情・相談を受け付けています。

活動内容、対象事業者、お問い合わせ先などの詳細については以下をご確認ください。

当社の商品・サービスに関するお問合せはご遠慮下さいますようお願い致します。

お問い合わせ先:一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室

住所       :〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F

 ホームページアドレス:http://www.jipdec.or.jp/protection_org/index.html

 電話番号     :03-5860-7565, 0120-700-779